仕事でミスを減らすための5つの対策

時間に対する考え方・使い方

仕事でのミスは皆さんも経験されたことあると思います。特に働く時間が多いと、普段は起こさないミスをしてしまいがちです。作成している資料の数字の見過ごしや、メールの誤送信など、これらは誰にでも起こり得ることだと思います。ただ誰かに迷惑をかけたり、ミスによって人間関係がギクシャクしてしまうのは悲しいことですよね。

これらのミスを防ぐために、以下の事を実践してみてください。

仕事でミスを減らすための5つの対策

①タスクに優先順位をつける

今日行う仕事のほかにも急にタスク頼まれることもあるかもしれません。そんな時にメモアプリなどに頼まれた仕事内容を書込み、今行っている仕事と優先順位を見比べましょう。書き込んだタスクの横に

★★★=今日中
★★=なるべく早く
★=手が空いている時
◆=(日付指定)

など記入すると、どのタスクから消化していけばよいか明確になります。

地蔵ガール
地蔵ガール
仕事はもちろん、プライベートでのタスク管理でも応用できそうね!

 

②作業を細分化する

大きなタスクは、小さな作業に分割して簡単に手がつけられるものから行ってみましょう。タスクの内容があまりにも大きい物だと、手をつけるのが億劫になってしまうかもしれません。そんな時はタスクを細分化してみましょう。

地蔵ガール
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細分化したタスクごと、優先順位をつけて★や◆で管理するといいかも。特に、他に誰かが関わる仕事は優先順位を高くして、期日に余裕を持って取り掛かることで、相手は仕事がしやすくなります。また、万が一、お互いにミスが発生しても、期日に余裕があれば修正する時間もあるので、イレギュラーなことが起きても期日に間にあわせることができます。

③十分な睡眠時間をとる

これは人によりけりですが、私は6時間未満の睡眠の時は集中力が格段に落ちてしまい、その日の生産性が落ちます。毎日、しっかり睡眠時間を確保しましょう。

地蔵ガール
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しっかり睡眠が取れなかった日は、お昼休みに少し目を閉じて休憩すると疲れが取れるわ。

④休憩を入れる

何時間も仕事をしていると集中力がなくなってきてミスが出てきてしまうと思います。疲れが出る前に、休憩を取りましょう。少し歩いてみるなど。オフィス内でリフレッシュできることをしてみましょう。

⑤集中を途切れさせるものを避ける

スマホの通知などで集中が途切れてしまうなど経験されてた方も少なくないはず。通知オフなど工夫をして目の前のタスクに集中しましょう。

 

地蔵ガール
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他にも、頭の中で、「あれもやらなきゃ」と考えが浮かんだ時も集中力が途切れることがあるわ。それに気を取られていると集中力も低下してしまうので、やるべきことを思いついたら、一旦スケジュール帳に書き込み、頭の中はいつもスッキリした状態にしておきましょう。

さいごに

以上をまとめると

①タスクに優先順位をつける
②作業を細分化する

③十分な睡眠時間をとる
④休憩を入れる
⑤集中を途切れさせるものを避ける

 

気をつけているつもりでも、人間なのでミスをしてしまうことがあります。次はどうやったらミスを防げるだろうと、その都度改善をしていきましょう。自分を責めるのではなく、そのミスは良い学ぶ機会と思いましょう。ミスをしない人なんていないと私は思います。

地蔵ガール
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ミスは誰にでもあるから、次に活かしていったらいいわね!「体験学習サイクル」をご存知でしょうか?『①気づく②考える③仮説を立てる④体験する』というサイクルです。①でミスに気づき②でなぜミスをしたのか?原因を考え③で同じミスを繰り返さないためにどうしたらいいか改善策を考え④で③を実践する。これを繰り返すとミスが格段に減っていきます。紙に書いて見える化すると、自分がミスをする癖が見えてくるのでおすすめです。

 

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